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2007年5月11日星期五

向比尔·盖茨学习处理电子邮件

越来越多的经理人,工作中已经离不开电子邮件。不过,离不开的,还有越来越多的苦恼。

  比尔·盖茨的苦恼是,他收获巨额的个人财富的同时,也收获了每天400万封电子邮件,其中大多数是垃圾邮件。

  杰里米·伯顿,美国硅谷大公司Veritas Software Corp的市场营销部副总裁,苦恼的是,每天不得不花上多达两个小时,处理电子邮箱里的400封邮件。他一怒之下,禁止手下的240名员工每周五收发电子邮件。

  遭受电子邮件“肆虐”的经理人,怎样有效地管理数不清的电子邮件呢?

  比尔·盖茨等经理人的做法值得借鉴。他们的秘诀是:第一、采用邮件过滤机制;第二、削减电子邮件总数目;第三、先回应,后回复的两步策略。

  采用邮件过滤机制

  微软公司的比尔·盖茨采用了邮件过滤机制,确保对重要信件的及时回复。

  他说:“通过邮件过滤机制,我接收的电邮全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人,例如微软、英特尔、惠普及其它合作伙伴公司的人员。我们所面临的挑战是要确保将时间用于最重要的电子邮件。”

  削减电子邮件总数目

  拒绝消耗大部分时间的普通邮件。某跨国公司总裁要求下属减少“抄送”或“仅供参考”的邮件,仅这一项,就使他收件箱减少了50%的邮件数目。

  利用全职助理。JP摩根的高管斯科特·贝克斯德要求她的助手,对自己的邮件进行初步处理,而重要的邮件留待自己处理。

  而某一销售经理的做法是,在自己拜访客户或者参加展会等外部活动,不能正常收发邮件的时候,告诉秘书帮助他初步处理一些邮件。比较紧急需要回复的邮件,秘书会电话告之,由他口述后回复。

  经理人要注意的是,必须告诉助理或者秘书哪些是至关紧要的信息。

  先回应,后答复

  某美国公司的女性高管每天要处理200封邮件,她总结处理邮件的有效方式是两步走:先回应,后回复。比如,她常常采用的回应语“信已收到,已读过,下周细读过后回信”;此后,她会选择在承诺的时间范围内,利用早晨醒来、坐车、坐飞机的空闲时间来高效地回复邮件。

  这一做法的优点是,可以给对方及时地回应,也可以给自己留下时间来回复邮件,合乎情理地解决了对方的期望。

  除此之外,经理人在管理电子邮件时,要注意避免三个陷阱。一是电邮不能代替面对面沟通;二是电子邮件的沟通无法解决充满争议和复杂的问题;三是如果口头沟通更有效率,请不要使用电子邮件沟通,因为,一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量。

  作者为世界经理人网站副编辑。

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