向比尔·盖茨学习处理电子邮件

越来越多的经理人，工作中已经离不开电子邮件。不过，离不开的，还有越来越多的苦恼。

　　比尔·盖茨的苦恼是，他收获巨额的个人财富的同时，也收获了每天400万封电子邮件，其中大多数是垃圾邮件。

　　杰里米·伯顿，美国硅谷大公司Veritas Software Corp的市场营销部副总裁，苦恼的是，每天不得不花上多达两个小时，处理电子邮箱里的400封邮件。他一怒之下，禁止手下的240名员工每周五收发电子邮件。

　　遭受电子邮件“肆虐”的经理人，怎样有效地管理数不清的电子邮件呢？

　　比尔·盖茨等经理人的做法值得借鉴。他们的秘诀是：第一、采用邮件过滤机制；第二、削减电子邮件总数目；第三、先回应，后回复的两步策略。

　　采用邮件过滤机制

　　微软公司的比尔·盖茨采用了邮件过滤机制，确保对重要信件的及时回复。

　　他说：“通过邮件过滤机制，我接收的电邮全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人，例如微软、英特尔、惠普及其它合作伙伴公司的人员。我们所面临的挑战是要确保将时间用于最重要的电子邮件。”

　　削减电子邮件总数目

　　拒绝消耗大部分时间的普通邮件。某跨国公司总裁要求下属减少“抄送”或“仅供参考”的邮件，仅这一项，就使他收件箱减少了50%的邮件数目。

　　利用全职助理。JP摩根的高管斯科特·贝克斯德要求她的助手，对自己的邮件进行初步处理，而重要的邮件留待自己处理。

　　而某一销售经理的做法是，在自己拜访客户或者参加展会等外部活动，不能正常收发邮件的时候，告诉秘书帮助他初步处理一些邮件。比较紧急需要回复的邮件，秘书会电话告之，由他口述后回复。

　　经理人要注意的是，必须告诉助理或者秘书哪些是至关紧要的信息。

　　先回应，后答复

　　某美国公司的女性高管每天要处理200封邮件，她总结处理邮件的有效方式是两步走：先回应，后回复。比如，她常常采用的回应语“信已收到，已读过，下周细读过后回信”；此后，她会选择在承诺的时间范围内，利用早晨醒来、坐车、坐飞机的空闲时间来高效地回复邮件。

　　这一做法的优点是，可以给对方及时地回应，也可以给自己留下时间来回复邮件，合乎情理地解决了对方的期望。

　　除此之外，经理人在管理电子邮件时，要注意避免三个陷阱。一是电邮不能代替面对面沟通；二是电子邮件的沟通无法解决充满争议和复杂的问题；三是如果口头沟通更有效率，请不要使用电子邮件沟通，因为，一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量。

　　作者为世界经理人网站副编辑。